Vous êtes en plein dans des démarches administratives et on vous demande de faire certifier un document? Vous vous demandez peut-être comment procéder pour l’authentification d’un document. Cela peut sembler compliqué, mais pas de panique! Dans cet article, nous allons vous guider à travers les différentes étapes pour faire authentifier un document au Canada. Suivez notre guide détaillé pour naviguer sereinement dans ce processus administratif.
Authentification d’un document : qu’est-ce que c’est?
L’authentification consiste à faire certifier la conformité d’un document. Elle peut être demandée pour utiliser un document canadien à l’étranger. Afin d’être authentifié, ce document doit être original, signé et porté le sceau de l’administration qui l’a délivré.
Lors de vos démarches à l’étranger, il est possible que l’on vous demande de faire authentifier votre document canadien. Dans certains pays, d’autres termes sont utilisés pour parler de l’authentification, comme « procédure de légalisation » ou « procédure d’apostille ». Nous vous expliquons comment procéder.
L’authentification permet de prouver que cette signature et ce sceau sont authentiques et qu’il n’y a pas eu de falsification du document
Les démarches pour faire authentifier un document au Canada
La première étape sera de vérifier si votre document doit être authentifié. Pour cela, vous devez prendre contact avec le consulat, l’ambassade ou le haut-commissariat du pays où vous utiliserez ce document.
La deuxième étape sera de faire traduire le document, s’il est rédigé dans une autre langue que le français ou l’anglais. La traduction doit obligatoirement être certifiée conforme. Pour ce faire, vous avez 2 possibilités :
- une traduction par un traducteur certifié : c’est-à-dire par un membre du conseil des traducteurs, terminologues et interprètes du Canada ou par une association de traduction reconnue (à noter que certains pays demandent un affidavit du traducteur, signé et scellé par un notaire canadien);
- une attestation notariée par un notaire canadien. Le notaire devra alors indiquer sur l’attestation qu’il maîtrise les 2 langues et qu’il certifie la conformité de la traduction.
Quels documents peuvent être authentifiés?
L’authentification concerne une multitude de documents comme les certificats de naissance, de divorce, de mariage, les documents médicaux, etc. Vous pouvez vérifier que votre document figure sur la liste de ceux qui peuvent être authentifiés par le gouvernement canadien. S’il n’y apparaît pas, prenez contact avec les services compétents afin de savoir s’ils pourront l’authentifier.
Généralement, si vous ne le trouvez pas dans la liste fournie, vous devrez le faire certifier par un notaire avant de le soumettre aux services d’authentification.
Où faire la demande?
La demande se fait auprès des services d’authentification du gouvernement canadien, par courrier ou en déposant votre demande au bureau du ministère à Ottawa. Vous devrez alors envoyer vos documents à authentifier, accompagnés du formulaire de demande d’authentification rempli et de tous les documents nécessaires à l’authentification (traduction, attestation du notaire, etc.). Vous devrez également joindre une enveloppe affranchie ou une étiquette d’expédition prépayée afin de recevoir l’authentification.
Le bureau des services d’authentification ne vous tiendra pas informé de la réception de vos documents. Si vous voulez être certain qu’ils leur soient bien parvenus, nous vous conseillons de les envoyer par lettre recommandée avec accusé de réception. Vous devrez expédier le tout à l’adresse suivante :
Affaires mondiales Canada
Section des services d’authentification (JLAC)
125, promenade Sussex
Ottawa (Ontario) K1A 0G2
Canada
Indépendamment de ces instances, certaines provinces sont en mesure d’authentifier des documents délivrés sur leur territoire :
- Alberta;
- Colombie-Britannique;
- Manitoba;
- Nouvelle-Écosse;
- Ontario;
- Île-du-Prince-Édouard;
- Saskatchewan;
- Yukon.
Le coût et les délais de l’authentification
L’authentification d’un document par le gouvernement canadien est gratuite. En revanche, vous devrez vous acquitter des frais d’envoi, de traduction et du notaire.
Les délais de traitement sont variables, mais il vous est possible de les vérifier sur Internet puisqu’ils sont régulièrement actualisés. Aucune demande en accéléré n’est autorisée. Vous devrez donc anticiper votre demande. Toutefois, si des circonstances exceptionnelles vous empêchent de faire la demande par le processus classique, vous pouvez tenter de faire une demande en urgence en contactant les services d’authentification.
Si vous êtes sans réponse 55 jours ouvrables après votre envoi, vous pouvez remplir le formulaire de vérification du statut de votre demande.
